כיצד לכתוב דוח בצורה נכונה, ב 10 שלבים
בימינו, הן במקום העבודה והן מחוצה לו, אין זה נדיר כי באיזשהו אירוע אנחנו צריכים להכין דו"ח כדי להסביר את המצב או בעיה .
אם להגיש תלונה, להגיש בקשה או פשוט לתעד מצב מסוים, זה יהיה סוג של מסמך שאנחנו בדרך כלל לכתוב. אבל כמה אנשים עשויים למצוא את זה מורכב כדי להפוך את הדו"ח. לכן במאמר זה אנו מספקים לך שורה של צעדים על איך לכתוב דו"ח, ברמה הכללית.
מהו דיווח?
דו"ח הוא סוג של מסמך כתוב בפרוזה כי הוא מבוצע עם המטרה כי האדם עושה את זה יכול לתקשר משהו על מצב או נושא לאנשים אחרים. בדרך כלל הם מכוונים בדרך כלל למקרים גבוהים יותר (למשל למועצת העיר או לממונה עליו) , אם כי אתה יכול גם למצוא דוחות שמטרתם לתקשר משהו מקצועי שונה מאיתנו, כך שתוכל לעבוד עם הנתונים אותו בניגוד או להרחיב אותם.
יש מגוון רחב של סוגי הדו"ח, אשר עשויים להיות מטרות שונות מבנים מובחנים. עם זאת, מאמר זה מציע הפקת דו"ח אשר לוקח בחשבון את המבנה הכללי של כל אחד מהם.
צעדים להכנת דו"ח
בעת הכנת הדו"ח עלינו לזכור כי מלכתחילה אנחנו הולכים לחשוב על איך, מתי ולמה אנחנו הולכים לעשות את זה . לאחר מכן, הדוח יכתב על בסיס המצב שישקף את השיקולים הקודמים.
להלן שורה של שלבים שימושיים כדי לכתוב דוח כראוי.
1. איזו מטרה יש לנו?
לפני שתתחיל לכתוב עלינו לחשוב על מה שאנחנו רוצים להשיג עם הדו"ח שלנו. אנחנו הולכים לבקש את הפתרון לבעיה או פשוט לאחסן נתונים על מנת להשתמש בהם מאוחר יותר? האם אנחנו רוצים לשקף חקירה מדעית או להגיש תלונה? אנחנו צריכים לקחת את זה בחשבון כדי לבחור את סוג הדו"ח הרלוונטי ביותר על פי המקרה.
2. זכור את סוג הטקסט שאתה הולך להשתמש
לא כל הדיווחים זהים, כל אחד מציג את המאפיינים הייחודיים שלו. לדוגמה, דו"ח מעריכי ישקף נתונים ללא פרשנות כלשהי לגבים, ואין אפשרות להסיק מסקנות , ואילו סוג הפגנה יחייב את הנושא לפרט השערות ולהעמידן במבחן על מנת לקבל שורה של תוצאות ומסקנות.
3. לשקול את המטרה
לא רק זה משנה מה או מה, אבל גם אתה צריך לחשוב על איזה ציבור יש את הדו"ח שלנו כיעד . זה יאפשר לנו להתאים את רמת השפה לצרכים שלנו ושל הקהל.
4. בחירה וניתוח של מידע
בהתבסס על השלב הקודם, חיוני לאסוף את המידע שאנו רוצים לספק ולבנות אותו כראוי, כך שלשיח שלנו יש חוט משותף. יש לקחת בחשבון גם את סוג הנתונים שיש לשקף ואת אופן החילוץ של המידע. .
5. אנו יכולים להשתמש באלמנטים גרפיים
למרות שזה תלוי בסוג הדו"ח, ניתן להשתמש אלמנטים חזותיים המאפשרים את ההבנה של הנתונים . אנו מתכוונים למשל לשימוש של גרפים בר לנתח תדרים או לבצע ניתוח של רווחים ועלויות.
6. כותרת
אמנם זה אולי נראה טיפשי להזכיר את זה, כראוי את הדו"ח בצורה ברורה, ביחס לנושא זה כרוך מימוש שלה מובנת בקלות זה משהו מאוד מקל על הבנתו על ידי הקוראים.
7. כתוב את ההקדמה
בחלק הראשון של הדוח הנדון נסקור בקצרה את הנושא שיש להתייחס אליו בדו"ח . היא צריכה להופיע ביעד של מימוש הדוח הנ"ל ובבעיה שמייצרת את הצורך בקיומה ובהקשר שבו היא מתרחשת.
8. מרחיב את הרעיונות ומסביר מה נחקר בפיתוח
בגוף הדו"ח נארגן ונרחיב את המידע על המקרה או נחקר , משאיר ברור את השיטות והפעולות שמראים איך המצב הופק או ביצע ואיך להשיג את הנתונים. אם זה דו"ח המשקף חקירה, היבטים כגון מודלים תיאורטיים וחקירה של המצב ישולבו.
9. לעשות מסקנה
בחלק האחרון של הדו"ח את התוצאה הסופית של מה שנחקר ו לידי ביטוי בדו"ח או דרישה או בקשה חייבת לבוא לידי ביטוי אשר נעשה על מנת לפתור את המצב. זה חייב להיות ברור ומובן.
10. שפה לשימוש
זה חיוני כי השפה ברורה וברורה לאורך כל הדרך. זה חייב להיות כתוב באופן אובייקטיבי, בגוף שלישי ובקול פסיבי. יש להפריד בין העובדות לבין ההבדלים שנעשים (אם קיימים) והם צריכים להתמודד ישירות עם הנתונים הם עוסקים כאשר הם מטופלים.
